Tata Cara Membuat Website Organisasi Berdomain ui.ac.id

Seperti yang sudah kita tahu, sekitar bulan Januari 2009, Direktur Kemahasiswaan UI mengeluarkan surat nomor 418/H2.1/KM/2009 perihal “Website Organisasi Kemahasiswaan” yang mewajibkan seluruh organisasi kemahasiswaan di UI membuat website yang berdomain ui.ac. Contohnya adalah organisasi BEM FIB UI, maka domain yang diwajibkan adalah http://bem.fib.ui.ac.id. Tampaknya ini berkaitan dengan usaha UI menuju World Class University. Tentu hal ini harus kita dukung dengan sekuat tenaga. Untuk program ini, UI menyiapkan beberapa fasilitas:

- Domain gratis ui.ac.id

- Hosting 1 GB gratis dari UI

Sedangkan masalah desain, konten website, maintenance, dan hal teknis lain, UI tidak terlibat. Itu menjadi tanggung jawab PJ website lembaga yang bersangkutan.

Namun, sayang sekali, tampaknya banyak pihak yang belum begitu paham cara dan alur membuat website organisasi yang berdomain ui.ac.id. Sampai saat ini, organisasi-organisasi yang sudah membuat (setahu saya) adalah sebagai berikut:

- BEM FIB UI (http://bem.fib.ui.ac.id )

- BEM FKM UI (http://bem.fkm.ui.ac.id )

- CEDS (http://ceds.ui.ac.id)

- SALAM UI (http://salam.ui.ac.id)

Karena itulah saya mencoba berinisiatif untuk menerangkan alur dan tatacaranya. Hal yang saya utarakan ini berdasarkan pengalaman saya pribadi, karena saya lah yang ditunjuk oleh Noory Okthariza, ketua BEM FIB UI 2009, untuk mengurus proses pembuatan website BEM FIB UI. Mohon maaf jika di dalam artikel ini terdapat banyak kekurangan.

***

Ambil contoh saja bahwa kita ingin membuat website lembaga fakultas X yang berdomain ui.ac.id. Maka, inilah hal-hal yang perlu dilakukan:

Persiapan

Untuk membuat website organisasi berdomain ui.ac.id, ada beberapa surat yang harus disiapkan:

1. Formulir pendaftaran. Ini berguna untuk pendaftaran nama lembaga tersebut di database UI. Form bisa diunduh di sini.
2. Surat Pengantar dari Dekan Fakultas. Isi dari surat ini secara garis besar adalah permintaan dekanat terhadap rektorat agar dibuatkan website lembaga berdomain ui.ac.id. Perhatikan benar-benar: dari DEKAN. Pastikanlah yang menandatangani surat pengantar itu adalah dekan fakultas yang bersangkutan. Untuk surat pengantar yang satu ini, kita bisa meminta ke bagian dekanat fakultas masing-masing atau langsung rektorat, tergantung lembaganya.
3. Surat Keputusan (SK) Dekan tentang Struktur Lembaga tersebut. Surat seperti ini juga kita bisa memintanya ke dekanat/rektorat. Biasanya setiap tahun dekanat/rektorat sudah membuat SK seperti ini.

Berdasarkan pengalaman saya, justru untuk birokrasi seperti inilah yang memakan waktu sangat banyak. Jadi, kalau nanti birokrasinya agak lama, sabar ya…tapi kalau cepat ya Alhamdulillah.

Cara Mengisi Formulir Pendaftaran

Baik, 3 surat administrasi sudah terkumpul. Sebelum melangkah lebih jauh, teman-teman harus mengisi formulir yang tadi sudah diunduh dari sini. Saya akan mencoba menerangkan cara mengisi form itu:

- Pemohon: diisi oleh orang yang bertanggung jawab (PJ website) lembaga yang bersangkutan.

Khusus rektorat: ini tidak usah diisi. Ini akan diisi oleh rektorat

- Pemberi referensi: paling bagus adalah dekan langsung. Kalau tidak bisa bagian kemahasiswaan saja. Kalau tidak bisa juga cukup ketua lembaga yang bersangkutan. Jangan lupa capnya. Paling bagus adalah cap fakultas, tapi kalau tidak ada cukup cap lembaga.

- Fakultas/lembaga: ini bisa diisi atas nama lembaga atua bisa juga atas nama penanggung jawab website lembaga tersebut. Saran saya adalah supaya cocok dengan bagian “pemohon”, isi saja atas nama penanggung jawab (PJ website) lembaga yang bersangkutan.

- Telepon: isi dengan telepon/HP PJ website.

- Email: isi dengan email PJ website.

- Status: lain-lain (mahasiswa)

- Nama domain: isi dengan nama lembaga tersebut. Contohnya adalah SALAM. Maka, websitenya adalah http://salam.ui.ac.id. Jika lembaganya adalah lembaga setingkat fakultas (contohnya FORMASI FIB UI), maka websitenya adalah http://formasi.fib.ui.ac.id. Penamaan menggunakan nama lembaga adalah demi memudahkan saja. Silakan kalau mau mengganti yang lain.

- Nama situs: semacam titel situs. Contohnya, saya mengisi dengan “Website Resmi BEM FIB UI”

- Cara update: saya kurang mengerti. Namun, petugas PPSI Fasilkom mengatakan kepada saya untuk memberi tanda V pada File Transfer Protocol.

- Tandatangan Pemohon: isi dengan tanda tanga PJ website lembaga yang bersangkutan.

- Tanggal: isi dengan tanggal ketika kamu mengisi form ini.

Ayo ke FASILKOM!

Anggaplah 3 surat administrasi itu sudah selesai dan di tangan kamu. Sekarang, mari kita mendaftarkan website lembaga kita agar berdomain ui.ac.id. Mohon bawa 3 surat itu ya, jangan ketinggalan. Yuk, jalan!

Setelah urusan tetek bengek administrasi sudah selesai, mari kita melangkah ke PPSI Fasilkom. Tahu tempatnya? Itu loh, yang di belakang sate ayam, di samping tangga yang dekat kantin Fasilkom. Yang di depan ruangan itu ada kolam ikan, dan yang ruangannya memakai kunci elektronik. Kalau tetep nggak tahu, Tanya aja deh sama anak Fasilkom.

Pencet bel di situ dan bilang mau ketemu mas Koben untuk mengurus pembuatan website lembaga yang berdomain ui.ac.id. Nanti sama beliau kamu akan diterangkan tentang hal ini. Tunggu sebentar dan langsung jadi. Simpan baik-baik ID dan passwordnya ya. Tim admin UI tidak akan meminta password itu, jadi hati-hati dengan penipuan yang mengatasnamakan tim admin UI.

Pembuatan Website

Yang saya maksudkan dengan pembuatan website ini adalah masalah teknisnya seperti desain dan lain-lain. Untuk hal ini, tanggung jawab sepenuhnya berada di tangan PJ website lembaga yang bersangkutan. Silakan berkreasi sebagus mungkin. Namun, mungkin ada beberapa hal yang perlu diingat:

- Jaga nama baik lembaga yang bersangkutan dan nama baik UI di website ini.

- Ini adalah website resmi lembaga. Saya pernah mendapat saran agar jangan sampai ada iklan di website ini.

- Pelihara baik-baik, website ini semacam humas lembaga yang bersangkutan dan secara tidak langsung menjadi humas UI pula. Jadi, jangan sembarangan mengisi konten.

Kemudian, ada pula masalah bukti pembayaran. Ini sebenarnya lebih ke masalah lembaga yang bersangkutan, tapi tak apa lah saya memberikan semacam petunjuk, toh ini masih berhubungan dengan program website.

Jadi, misalnya kita menggunakan jasa web designer profesional untuk mendesain dan mengurusi website ini, yang benar-benar harus diperhatikan adalah masalah kwitansi. Sekarang rektorat cukup ketat dalam masalah administrasi. kwitansi yang diragukan keabsahannya (kwitansi salah tulis, ada coretan, dan semacamnya) akan ditolak. Kita akan diminta membuat kwitansi baru. Ini cukup merepotkan saya sehingga perlu beberapa kali pengulangan.

Jadi, di kwitansi pada umumnya ada beberapa kolom. Rektorat UI sudah memberi panduan cara mengisi kwitansi itu. Berikut ini akan coba saya terangkan:

- Sudah diterima dari: untuk kolom ini, isi dengan FAKULTAS TEMPAT LEMBAGA ITU BERADA. Saya beri contoh, misalnya tim website BEM FIB UI bekerjasama dengan Ikhtiar Webdesign untuk mengurus website http://bem.fib.ui.ac.id . Terjadilah kesepakatan dan pembayaran. Nah, di kolom “sudah diterima dari”, isilah dengan “FIB UI”, bukan diisi oleh “BEM FIB UI” atau “Ikhtiar Webdesign”.

- Banyaknya uang: tulis dengan huruf.

- Untuk pembayaran: jelaskan sedetail mungkin. Website ini memakai Joomla atau wordpress atau apa lagi…Jelaskan dengan singkat spesifikasi dari website ini.

- Jangan lupakan cap. Beri cap perusahaan yang bekerjasama dengan kita itu. Misalnya, tim website BEM FIB bekerjasama dengan Ikhtiar Webdesign, maka di kwitansi itu kami harus memberi cap Ikhtiar Webdesign. Untuk masalah cap ini rektorat cukup ketat, jadi usahakanlah.

- Belilah materai. Untuk biaya Rp0 – Rp250.000, gunakan materai Rp3.000, sedangkan untuk biaya lebih dari Rp250.000, gunakan materai Rp6.000.

- Harus jelas dan rapi. Memang agak merepotkan, tapi jika ada coretan sedikit saja di kwitansi, besar kemungkinan rektorat akan menolaknya.

***

Begitulah tata alur pendaftaran website lembaga berdomain ui.ac.id. Mudah-mudahan teman-teman sudah paham dan segera membuatkan website berdomain ui.ac.id untuk lembaga teman-teman masing-masing. Ini penting untuk profesionalisme lembaga tersebut.